Hướng dẫn cách tạo và sử dụng Add-in trong Excel 2007, 2010

(Cách tạo Add-ins trong Excel) - Trong Excel ngoài các hàm có sẵn, người sử dụng có thể tự viết các hàm cho riêng mình để thực hiện các công việc được nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên khi viết các hàm trong  Workbook thì người sử dụng chỉ có thể sử dụng những hàm tự viết này tại chính nó, không sử dụng được trong các Workbook khác. Để sử dụng các hàm tự viết trong workbook khác, chúng ta phải sao chép các hàm này  sang workbook đó.

Vậy có cách nào để có thể sử dụng được các hàm tự tạo mỗi khi tạo Workbook mới không? Chức năng Add-Ins trong Excel sẽ giúp chúng ta thực hiện công việc này, khi sử dụng Add-Ins người sử dụng có thể sử dụng chúng như các hàm có sẵn trong Excel.

Hôm nay Kênh phần mềm việt sẽ giới thiệu với mọi người cách tạo và sử dụng Add-in và dưới đây là các bước thực hiện.

1. Tạo thư viện Add-in

- B1: Tạo một bảng tính  (Workbook) mới.

- B2: Nhấn ALT + F11 để bắt đầu Visual Basic Editor.

Vào menu Inser\Module

- B3: Tự xây dựng hàm mới hoặc copy các hàm đã lập sẵn vào cửa sổ soạn code.

- B4: Quay về màn hình làm việc Excel với tổ hợp phím Alt + Q.

- B5: Kích nút Office Button\Save As

- File name: Nhập tên file

- Save As type: Chọn Excel Add-In (*.xlam) hoặc Excel97-2003 Add-in (*.xla)

- Bấm Save để lưu lại thư viện dưới dạng tập tin Add-Ins

- B6: Thoát khỏi Excel

2. Tích hợp thư viện Add-in vào Excel

Sau khi đã tạo được thư viện Add-in rồi, nhiệm vụ tiếp theo là phải tích hợp thư viện này vào Excel.

- B1: Khởi động Excel

- B2: Kích nút Office Button\Excel Options\Add-ins

- B3: Kích nút Go

- B4: Kích nút Browse

- B5: Lựa chọn file .xlam hoặc .xla đã tạo trước

- B6: Kích nút OK

Sau khi tích hợp thư viện Add-in vào Excel, chúng ta có thể dùng các hàm mới này như những hàm đã được định nghĩa sẵn trong Excel. Khi cần chỉnh sửa hoặc bổ xung các hàm mới vào thư viện, chúng ta mở file .xlam hoặc .xla rồi soạn thảo bình thường, sau khi hoàn thành kích Save để lưu lại thay đổi.

Tin học văn phòng

Chèn ảnh, ứng dụng web từ các dịch vụ trực tuyến trong Word 2013

(Những tính năng mới trong Office 2013) - Khi làm việc với các phiên bản Office từ 2010 trở xuống, nếu muốn sử dụng các hình ảnh trực tuyến từ Internet như Office.com, Facebook, Flickr người sử dụng phải truy cập vào địa chỉ các trang Web đó, tìm kiếm hình ảnh và lưu vào máy tính. Khi những bức ảnh ưng ý đã nằm trên máy tính, người sử dụng mới có thể chèn nó vào tài liệu được. Do đó để có thể chèn được những bức ảnh ưng ý từ trên Internet người sử dụng sẽ phải mất nhiều thời gian cũng như thao tác cho công việc này.

Nghe những bài hát đỉnh nhất về Thấy cô giáo - Nghe trên Youtube

Tuy nhiên bắt đầu từ phiên bản Office 2013, Microsoft đã tích hợp thêm chức năng cho phép tìm và chèn các đối tượng trực tuyến như hình ảnh video từ  các dịch vụ của Microsoft là Office.com, Bing Search Image và SkyDrive, thậm chí Facebook và Flickr (phải xác nhận việc kết nối Word 2013 với tài khoản Facebook hay Flickr). Dưới đây các các bước thực hiện.

- B1: Vào Menu Insert\Onlines Pictures

- B2: Lựa chọn các hình thức

1. Chèn hình ảnh từ Office.com Clip Art

+ Nhập tên hình ảnh cần tìm vào ô tìm kiếm

+ Ấn Enter, danh sách các hình ảnh phù hợp với từ khóa tìm kiếm xuất hiện

+ Chọn hình ảnh và kích nút Insert

2. Tìm kiếm hình ảnh từ công cụ Search Bing Image Search

+ Nhập tên hình ảnh cần tìm vào ô tìm kiếm

+ Ấn Enter, danh sách các hình ảnh phù hợp với từ khóa tìm kiếm xuất hiện

+ Chọn hình ảnh và kích nút Insert

3. Chèn hình ảnh từ Facebook

Kích biểu tượng Facebook tại góc trái bên dưới trong hộp thoại Online Pictures nếu chưa kết nối với Facebook.

Nhập thông tin Email, Password và kích Log In

Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy xuất hiện lựa chọn Facebook tại hộp thoại Online Pictures.

4. Chèn hình ảnh từ OneDrive

Để có thể sử dụng hình ảnh từ OneDrive, bạn phải đăng nhập bằng cách kích nút Sign in ở phía trên bên phải màn hình.

Nhập địa chỉ Email, Password và kích Enter

Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy xuất hiện lựa chọn OneDrive tại hộp thoại Online Pictures.

Tin học văn phòng

Tổng hợp các cách để xóa dòng trống trong Excel 2007, 2010, 2013

(Xóa dòng trống trong Excel)

- Khi bạn phải xử lý dữ liệu được Copy từ một nguồn khác như: Internet hoặc từ phần mềm trong Excel, thông thường dữ liệu này thường không theo ý muốn. Và thường xảy ra vấn đề các dòng dữ liệu không liền nhau và bị các dòng trống xen kẽ.

 Nghe những bài hát đỉnh nhất về Thấy cô giáo - Nghe trên Youtube

Với trường hợp này nếu dữ liệu ít thì có thể thực hiện bằng phương pháp thủ công để xóa, nhưng đối với dữ liệu lớn thì cách làm này sẽ không khả thì vì mất quá nhiều thời gian. Vậy có cách nào để loại bỏ nhanh các dòng trống ? Hôm nay Kênh phần mềm việt sẽ giới thiệu với mọi người 2 phương pháp đơn giản để có thể xóa nhanh các dòng dữ liệu trắng và dưới đây là các cách thực hiện.

1. Sử dụng các chức năng có sẵn

a. Cách 1: 

- B1: Chọn toàn bộ dữ liệu cần xóa (Trong trường hợp dữ liệu nhiều Excel sẽ không cho phép chọn toàn bộ, khi đó bắt buộc phải chọn từng phần)

- B2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + G, hộp thoại xuất hiện

- B3: Kích nút Special

- B4: Kích chọn Blanks

- B5: Chọn Tab Home, kích biểu tượng Delete trên thanh Toolbar

- B6: Kích chọn Delete Sheet Rows

Sau khi thực hiện xong các bước trên, toàn bộ các dòng trống đã được chọn sẽ được xóa bỏ.

b. Cách 2:

- B1: Chọn toàn bộ dữ liệu

- B2: Vào Tab Data\Filter

- B3: Bỏ chọn Select All

- B4: Kéo thanh trượt xuống phía dưới cùng

- B5: Tích chọn (Blanks) và kích OK, toàn bộ các dòng trống sẽ được lọc

- B6:  Chọn Tab Home, kích biểu tượng Delete trên thanh Toolbar

2. Sử dụng VBA

- B1: Nhấn ALT + F11 để bắt đầu Visual Basic Editor.

- B2: Vào menu Inser\Module

- B3: Nhập toàn bộ đoạn mã sau vào màn hình soạn thảo Code

Sub DeleteBlankRows()

    Dim i As Long

    If WorksheetFunction.CountA(Selection) = 0 Then

        MsgBox "Chua co vung du lieu nao duoc chon", vbInformation, "kenhphanmemviet.blogspot.com"

        Exit Sub

    End If

    With Application

        .Calculation = xlCalculationManual

        .ScreenUpdating = False

        For i = Selection.Rows.Count To 1 Step -1

            If WorksheetFunction.CountA(Selection.Rows(i)) = 0 Then

                Selection.Rows(i).EntireRow.Delete

            End If

        Next i

        .Calculation = xlCalculationAutomatic

        .ScreenUpdating = True

    End With

End Sub

- B4: Quay lại màn hình làm việc Excel với tổ hợp Alt + Q

- B5: Chọn toàn bộ dữ liệu cần xóa bỏ dòng trống

- B6: Chọn Tab View\Macros\View Macros

- B7: Lựa chọn Macro DeleteBlankRows và kích nút Run

Sau khi thực hiện xong Macro này, toàn bộ các dòng trống trong vùng dữ liệu được chọn sẽ tự động được xóa bỏ.

Trên đây là các cách để có thể xóa các dòng dữ liệu trống, tùy vào thói quen của từng người mà lựa chọn cách thực hiện cho phù hợp.

Tin học văn phòng

Đọc và chỉnh sửa file PDF trong Word 2013

(Chỉnh sửa File PDF bằng Word 2013)

- Trước khi các phiên bản Office 2007 ra đời, người sử dụng rất khó khăn trong việc chuyển đổi file DOC hoặc XLS sang dạng file PDF và thường phải cài thêm các phần mềm khác như: Okdo Document Converter Pro, PDF Converter Pro, Solid Converter PDF… để thực hiện công việc này. Tuy nhiên khi sử dụng các phần mềm này thì việc chuyển đổi không giữ được các định dạng giống như File gốc.

Nghe những bài hát đỉnh nhất về Thấy cô giáo - Nghe trên Youtube

Nhưng từ khi phiên bản Office 2007 hoặc cao hơn ra đời, người sử dụng có thể dễ dàng thực hiện việc xuất file sang định dạng PDF một cách dễ dàng và hơn nữa file PDF giống đến 99% so với file gốc.

Khi muốn chỉnh sửa các file PDF, người sử dụng thường dùng Adobe Reader hoặc Foxit Reader, một trong các phần mềm chuyên dụng dành cho việc đọc và chỉnh sửa các định dạng sách điện tử  PDF.

Nhưng khi người sử dụng đã xuất file sang dạng PDF, muốn xuất ngược lại thành file DOC thì sao? Hiện cũng có nhiều phần mềm hỗ trợ công việc này tuy nhiên khi sử dụng file Word đã được chuyển đổi này thì người sử dụng mất khá nhiều thời gian cho việc định dạng lại. Mặc dù Word 2010 hiện nay đã cho phép lưu tập tin Word dưới định dạng PDF, các chức năng của Word với dạng tập tin này vẫn còn khá hạn chế.

Tuy nhiên bắt đầu từ phiên bản Office 2013, việc đọc, soạn thảo, chỉnh sửa và mã hóa bảo mật tài liệu PDF dễ dàng như có cảm giác bạn đang làm việc thao tác với các file Word vậy. Dưới đây là các bước thực hiện để người dùng thực hiện điều này.

- B1: Khởi động Word 2013
- B2: Kích Menu File\Open

- B3: Lựa chọn File PDF cần mở

- B4: Chỉnh sửa, định dạng file

- B5: Sau khi chỉnh sửa tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu file.

Bây giờ khi đã sử dụng Office 2013, bạn sẽ không phải cài Adobe Reader hoặc Foxit Reader hay bất kỳ một phần mềm chuyên dụng cho việc chuyển đổi giữa các loại file từ DOC sang PDF hoặc ngược lại rồi.

Tin học văn phòng

Các thủ thuật làm việc với Comment trong Excel 2007

(Thủ thuật Comment trong Excel)

- Để giải thích rõ hơn thông tin cho một ô nào đó trên Sheet, người sử dụng thường dùng chức năng nhận xét (Comment). Khi sử dụng chức năng Comment, người sử dụng dễ dàng đính kèm thông tin vào ô mà thông tin này không thể hiện nội dung trong ô dữ liệu này. 

Hôm nay Kênh phần mềm việt sẽ giới thiệu với mọi người các thủ thuật làm việc với Comment để có thể giúp bạn dễ dàng thay đổi, tùy chỉnh theo mong muốn của mình.

1. Thay đổi tên người dùng

Mỗi khi tạo 1 Comment, Excel sẽ mặc định chèn tên User đăng nhập vào phía trên khung Comment, nếu không thích thiết lập mặc định này bạn hoàn toàn có thể thay đổi bằng một thông tin khác hoặc để trống.

- Kích nút Office Button

- Chọn Excel Options\Popular

- Xóa hoặc nhập thông tin cần thay đổi vào mục User Name

- Nhấn OK

2. Xem tất cả các Comment

Để tiết kiệm không gian theo dõi và làm việc, Excel mặc định không hiển thị nội dung Comment, mà chỉ khi người dùng để trỏ chuột vào ô có chứa Comment thì nội dung mới hiện ra.

Nếu như bạn muốn hiển thị tất cả nội dung các Comment mà không phải di chuột, bạn thực hiện theo các bước dưới đây.

Chọn Tab Review kích chọn nút Show All Comment, để ẩn toàn bộ Comment kích lại nút này một lần nữa.

Hoặc bạn có thể thực hiện theo cách khác

- Kích nút Office Button

- Chọn Excel Options\Advanced\Display

- Chọn mục Comment and indicators

3. Thêm một hình ảnh

Nếu bạn muốn chèn hình ảnh vào Comment để tăng hiệu quả truyền tải thông điệp, bạn thực hiện các bước dưới đây.

- Bấm chuột phải vào Border Comment và chọn Format Comment.

- Chọn Tab Color and Lines. 

- Kích mũi tên thả xuống tại mục Fill\Color, chọn Fill Effects.

- Nhấp vào Tab Picture và sau đó nhấp vào Chọn Ảnh.

- Xác định vị trí và nhấp đúp vào tập tin hình ảnh.

- Nhấn OK hai lần.

Tin học văn phòng

Sử dụng các ký tự đặc biệt để lập điều kiện trong Excel

(Cách xây dựng điều kiện trong Excel)

- Để cần tính tổng, đếm, trung bình với một hoặc nhiều điều kiện người sử dụng thường dùng các hàm DSUM, DCOUNTA,DAVERAGE, SUMIF, COUNTIF. Khi sử dụng các hàm này, người sử dụng có thể lập 1 hoặc nhiều điều kiện để tính toán theo mong muốn, các điều kiện này có thể là địa chỉ ô hoặc gõ trực tiếp vào công thức.

Công việc lập điều kiện có lẽ là việc khó khăn nhất khi sử dụng các hàm này, điều kiện có thể chứa giá trị, các dấu: >=, <=, =… hoặc là các công thức: LEFT, RIGHT, MID…. Hôm nay Kênh phần mềm sẽ giới thiệu với mọi người một cách khác để lập công thức, đó là sử dụng các ký tự đặc biệt như: *,?.

Hiện Kênh phần mềm có 1 bảng dữ liệu danh sách cán bộ có địa chỉ từ A3: H12, bảng dữ liệu này bao gồm Họ tên, Địa chỉ và doanh thu kinh doanh của từng Quý. Căn cứ vào bảng dữ liệu này, Kênh phần mềm việt muốn đếm số lượng, tính tổng, tính trung bình những cán bộ có họ đệm là “Duy”, những cán bộ có địa chỉ là vần “ình” và những cán bộ có họ là vần “ồ”.

Trước tiên Kênh phần mềm việt sẽ lập 3 điều kiện tương ứng để tính toán theo 3 yêu cầu trên. 

- Điều kiện 1: Có địa chỉ từ D14: D15, tại ô điều kiện D15 ta nhập giá trị *Duy*

Với điệu kiện này, ta sẽ tính toán thống kê tất cả những cán bộ có họ đệm là Duy

- Điều kiện 2: Có địa chỉ từ E14:E15, tại ô điều kiện E15 ta nhập giá trị *ình

Với điệu kiện này, ta sẽ tính toán thống kê tất cả những cán bộ có địa chỉ là vần “ình”

- Điều kiện 3: Có địa chỉ từ F14:F15, tại ô điều kiện F15 ta nhập giá trị ?ồ

Với điệu kiện này, ta sẽ tính toán thống kê tất cả những cán bộ có họlà vần “ồ”

Bây giờ ta sẽ sử dụng các hàm để tính toán theo những điều kiện đã nhập

Ví dụ để đếm số lượng ta sử dụng hàm =DCOUNTA(database, field, criteral)

Công thức tại ô Kết quả D16 như sau:

D16 = DCOUNTA($A$3:$H$11,2,$D$14:$D$15)

Trong đó:

- $A$3:$H$11: Là vùng Database bao gồm cả dòng Tiêu đề.

- 2: Cột cán bộ (Cột số 2)

- $D$14:$D$15: Vùng điều kiện  (Criterial)

Tương tự để tính tổng và trung bình ta sử dụng các hàm =DSUM, =DAVERAGE.

Tin học văn  phòng

Đánh dấu các giá trị trùng nhau bằng những màu khác nhau bằng VBA trong Excel

(Thủ thuật VBA trong Excel)

- Đối với những người làm công việc tính toán,  thống kê thì việc phải thường xuyên làm việc với những con số trùng nhau trong 1 vùng, 1 sheet là chuyện thường xuyên gặp phải. Để tiện cho việc theo dõi, người sử dụng thường đánh dấu các giá trị trùng nhau này theo các riêng của mình. Nhưng cách thông thường mọi người thường sử dụng đó là sử dụng Conditional Formatting để tìm và định dạng các giá trị trùng nhau, nhưng với cách làm này người sử dụng chỉ có thể sử dụng được 1 màu duy nhất để phân biệt các giá trị trùng nhau. Với việc sử dụng Conditional Formatting, người sử dụng vẫn khó theo dõi trong 1 vùng có nhiều giá trị giống nhau do chỉ có 1 màu để phân biệt. Vậy có cách nào để có thể thể hiện mỗi giá trị trùng nhau là một màu riêng biệt không?

 Nghe những bài hát đỉnh nhất về Thấy cô giáo - Nghe trên Youtube

Hôm nay Kênh phần mềm việt sẽ giới thiệu với mọi người sử dụng VBA để đánh dấu các giá trị trùng nhau bằng những màu khác nhau.

- B1: Khởi động Microsoft Excel.
- B2: Nhấn ALT + F11 để bắt đầu Visual Basic Editor.
- B3: Vào Menu Inser\Module

- B4: Nhập toàn bộ đoạn mã sau vào

Sub Highlight_Duplicate()
    Dim ws As Worksheet
    Dim cell As Range
    Dim myrng As Range
    Dim clr As Long
    Dim lastcell As Range
    Dim i As Long
    Dim lastrow As Long

    Set ws = ThisWorkbook.ActiveSheet

    'Vung can danh dau gia tri trung nhau
    Set myrng = ws.Range("C4:F" & Range("C" & ws.Rows.Count).End(xlUp).Row)

    With myrng
        Set lastcell = .Cells(.Cells.Count)
    End With

    myrng.Interior.ColorIndex = xlNone
    clr = 3

    For Each cell In myrng
        'Kiem tra so gia tri trung nhau trong vung, neu co hai gia tri trung nhau tro len thi thuc hien
        If Application.WorksheetFunction.CountIf(myrng, cell) > 1 Then
            'Neu la o dau tien cua cac gia tri trung nhau trong vung
            If myrng.Find(what:=cell, lookat:=xlWhole, MatchCase:=False, after:=lastcell).Address = cell.Address Then
                'Thiet lap mau
                cell.Interior.ColorIndex = clr
                clr = clr + 1
                i = i + 1
            Else
                'Thiet lap mau tu o thu 2 voi cac gia tri trung nhau
                cell.Interior.ColorIndex = myrng.Find(what:=cell, lookat:=xlWhole, MatchCase:=False, after:=lastcell).Interior.ColorIndex
            End If
        End If
    Next

     'Lay dong cuoi cung cua vung du lieu
    lastrow = Cells(Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    Range("A" & lastrow + 2).Value = "Tong so co " & i & " gia tri trung nhau"
End Sub

Trong ví dụ này, Kênh phần mềm đang để vùng cần đánh dấu từ cột C: F, các bạn có thể thay đổi địa chỉ của vùng này tùy vào dữ liệu thực tế.

- B5: Chạy Macro có tên Highlight_Duplicate

Tin học văn phòng